为更好地完成在疫情形势下的实地调研工作，分析北方地区清洁取暖现状及存在的问题，山东大学澳国立联合理学院“琥珀计划”团队于假期前后召开了多次线上及线下会议，共同就实践的方向与目标、调研的方式与原则等主题展开讨论，不断完善实践工作细节。
2021年12月14日，“琥珀计划”团队于山东大学（威海）图书馆研讨间212召开首次会议，由队长方培主持，全体成员参会。会议内容主要包括团队破冰、调研目标与发展规划。
会议伊始，团队成员对个人情况进行简单介绍，氛围轻松愉快，拉近队员之间的距离，为后续调研工作的分工配合奠定良好基础。 队长方培介绍本次实践的基本情况，确定实践类型为“调查研究型”，即以数据收集为核心，以实事求是为原则开展实践，主要目标是通过实地调研与拿到一手数据，分析北方地区清洁取暖现状及存在的问题，为后续提出建议提供数据支撑。
针对实践过程中需要掌握的技能，方培以问卷填写、通讯写作、文献阅读三部分为重点进行详细讲解，强调通讯的意义不仅在于宣传，也是对调研目标对进一步阐释，因此要重视通讯中的每个要素，包括照片、视频、语言等。
当前疫情依然严峻，本次实践重点强调疫情防控原则，提高团队成员自我防护意识和健康素养坚持“点对点”实践、就近实践，减少不必要出行，尤其线下实践要做好个人防护。
2022年1月13日及15日，全体成员召开寒假线上会议，队长方培分别对线上、线下调研作了进一步说明。
本团队以大规模问卷调查为主要形式，兼之以政府部门工作人员的访谈，既要掌握农村清洁取暖的实际情况，又要了解相关政策的落实推进，从农户和政府两方面入手对北方取暖问题进行全面考察。会上，方培详细讲解了问卷填写的注意事项，强调实事求是为根本原则，调查过程中要对较难理解的题目作相应解释，确保每位受访者充分理解问题含义以保证问卷结果的准确性。纸质问卷也将统一印刷后分别寄往调研地，以确保印刷质量及完整性。 会议的顺利开展为整个调研实践奠定良好基础，对后续计划的推进具有重要的指导意义。
